Bei der Organisation gibt es viele kleine Dinge, an die zu denken ist. Im Handbuch sind diese ausführlich erläutert. Hier eine kurze Übersicht:
4 Monate vorher
- Terminfindung mit Koordinator – vielleicht gibt es schon Cafés in der Umgebung – optimaler Weise findet nämlich in jeder Region monatlich ein Café statt. Der Termin wird vom Tiroler Bildungsforum auf der Homepage veröffentlicht, Postkarten und Plakate werden produziert.
- Teamsuche (HelferInnen im handwerklichen & kulinarischen Bereich)
- Terminabstimmung mit dem Team
- die örtliche Gemeinde kontaktieren
2 Monate vorher
- gewünschte Werbemaßnahmen mit dem Tiroler Bildungsforum absprechen
- Materiallisten an das Team verteilen und Bedarf erheben. Es hat sich als praktikabel erwiesen, dass das Team das Werkzeug von zu Hause mitbringt. Wird etwas beim Café beschädigt, so wird der Bruch aus der Kasse der Freiwilligen Spenden bestritten. Natürlich muss jede/r BastlerIn sein Werkzeug GUT markieren.
- Wer sein Repair Café als Green Event zertifizieren möchte, sollte dies jetzt tun.
2 Wochen vorher
- Werbemittel verteilen (Plakate, Postkarten, Mails, ev. Beitrag in Lokalmedien)
- mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen absprechen – sie müssen zum Aufbau etwas früher kommen
- Kaffeeautomaten, Wasserkocher etc. organisieren
- Material zukaufen
- OrtschronistIn, BürgermeisterIn etc. einladen
Wenige Tage vorher
- Schlüssel organisieren
- Getränke und Essen für die ehrenamtlichen HelferInnen organisieren
- Kaffeeutensilien besorgen (Regionale oder Fair Trade-Säfte, Kaffee, Tee)
- Startpaket im Tiroler Bildungsforum oder im Bezirk abholen
Am Tag des Repair Cafés
- Arbeitsbereiche vorbereiten
- Cafébetrieb herrichten
- Anmeldung an einem neuralgischen Punkt aufbauen
- Fotos machen,
- darauf achten, dass Einträge ins Gästebuch geschrieben werden,
- BesucherInnen mit weiteren Terminen in der Umgebung versorgen etc.
In den Tagen danach
- Dankeschön an die ehrenamtlichen HelferInnen
- Dankeschön an die Institution, die Räume zur Verfügung stellt
- kleinen Bericht mit Statistik an den Koordinator, eventuell mit Gästebucheinträgen, Fotos für die Homepage, Presse etc., Verbesserungsvorschläge
